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MANUAL DE FUNCIONAMIENTO Y DESCRIPCION DE PUESTOS


Apr 21, 2014

MANUAL DE FUNCIONAMIENTO Y DESCRIPCION DE PUESTOS

1. Propósito: 

El propósito de este manual es dotar a COCODESI de un documento que describa a grandes rasgos la estructura de la institución, para mantener la disciplina del personal operativo o administrativo y que permita agilizar de manera precisa la delegación de funciones o asignación de tareas y responsabilidades. 

2. Estructura 

La estructura de COCODESI esta conformada por los siguientes niveles jerárquicos.

a- Asamblea General de Miembros 

b- Consejo de Dirección 

c- Consejo de Disciplina 

a- La asamblea General de Miembros es el máximo organismo de la institución de carácter consultivo, deliberativo y eleccionario.

b- El concejo de dirección es el máximo organismo de dirección de la institución, de carácter normativo y es el responsable de aplicar las políticas generales y supervisar los planes de trabajo. 

c- El concejo de disciplina debe velar por el buen funcionamiento de los organismos normativos y operativos.

3. Funcionamiento:                                                                

COCODESI en su plan general promueve el desarrollo integral para las comunidades de su zona de intervención a través de programas, proyectos y actividades con un personal responsable para su ejecución. 

4. Programas:

a- Promoción Social 

b- Acueducto 

c- Crédito 

d- Productivo 

a) La institución con el programa de promoción social busca articular y mantener una relación Institución-Comunidad, a través de su organismo de enlace que son las instancias o representación comunitaria, así como, con los grupos organizados y la comunidad en general. 

b)  Con el programa de acueducto por gravedad la institución satisface la necesidad de agua potable en sus comunidades de intervención. 

c) La institución con el programa de apoyo agroforestal fomenta la producción agrícola, forestal y pecuario de la manera mas ideal posible de acuerdo nuestra realidad. 

d) Con el programa de crédito la institución contribuye al fácil acceso de pequeños financiamientos a personas que no tienen la posibilidad de otras fuentes de financiación exigentes en este caso se cuenta como aval principal con la conducta y solvencia moral del beneficiario en su comunidad expresada a través de los representantes.

5. Proyectos:                                                                           

COCODESI, a través de las instancias comunitarias, grupos sociales y representantes comunitarios; con sus técnicos identifica las necesidades prioritarias de las Comunidades para con esta base elaborar, someter y ejecutar proyectos que contribuyan a la satisfacción de las necesidades identificadas y al proceso de desarrollo integrar de las Comunidades involucradas.                                                                                                                                                   6. Personal: 

Todos los empleados que necesita COCODESI, INC. Son contratados de acuerdo a la necesidad de la institución a través de concursos, priorizando su membresía y la zona de intervención.

Antes de la elección de un empleado se toma muy encuenta el trabajo social que realiza en la comunidad y la disponibilidad y la capacidad de entrega al trabajo social entusiasta.

Todos los empleados tienen el mismo derecho y gozan de todas las prestaciones laborales según lo establecen las leyes y el código laboral.

Coordinación General:

Reporta a: Consejo de Dirección 

- La coordinación general es responsable de aplicar el plan de trabajo anual y dinamizar y motorizar el proceso operativo de la institución.

- Rinde cuenta al Consejo de Dirección de todo lo que se realice en cada área de trabajo de la institución y es la presentación de la institución en su labor ordinaria.  

- Representa al Concejo de Dirección y será ejecutor material de sus resoluciones.

- Gestionar, contratar o adquirir los elementos necesario para los servicios de COCODESI deacuerdo a los lineamientos trazados por el Concejo de Dirección.

- Prepara un plan de trabajo y auxiliar el concejo en la preparación de un presupuesto anual, el cual deberá ser aprobado por Consejo de Dirección.

- Ver que se lleva un sistema de contabilidad ordenado y actualizado.

- Asumir las funciones de reglamentación de los servicios de COCODESI y ejercer todas aquellas que le corresponden como órgano ejecutivo de las actividades no adscritas a otros órganos. 

- Cualquier otra función que le sea encomendada por el Concejo de Dirección, así como asunto de trámites de poca trascendencia o de urgencia y sus acciones serán bajo su propia responsabilidad debiendo dar cuenta del uso de esta faculta en la próxima reunión de Concejo de Dirección.

- Es el responsable de todo el personal de la institución pudiendo delegar, funciones o responsabilidades, a fin con los reglamentos y normas que facilitan el logro de las actividades, objetivos y metas de la institución. 

- Dirigir la planificación  del trabajo institucional con las acciones que requieran las áreas, así como, en la solución de problemas relacionados con el cumplimiento de los objetivos y procesos. 

- Evaluar cada cuadro meses de manera conjunta con los encargados de áreas o proyectos, el cumplimiento de los programas y planes de trabajos elaborados y proponer los ajustes.

- Reunirce con los responsables de áreas o proyectos todas las semanas de manera ordinaria y de forma extraordinaria cada vez que sea necesario para evaluar el trabajo y actualizar la planificación, deberá rendir un informe mensual del Consejo de Dirección y un informe anual avalado por el registro del proceso diario de trabajo. A estas reuniones podrá ser invitado cualquier empleado del personal de COCODESI para hacer aportaciones para conocer un punto en particular o aclarar cualquier situación. Las decisiones en esta planificación tienen carácter de obligatoriedad para la ejecución de los trabajos. 

Contabilidad 

Reporta a:

Concejo de Dirección 

Coordinación General 

Deberes:

- El departamento de contabilidad es el responsable de evaluar de una forma independiente, las operaciones económicas que ejecuta el COCODESI.

- Realizar las conciliaciones bancarias.

- Realizar otras labores relacionada con su puesto. 

- Revisión de los cheques cancelados (factura y comprobante).

- Codificación de cada cheque según su asignación. 

- Registrar y ordenar según los procedimientos operacionales de contabilidad de control interno, advertir posibles violaciones y promover medidas para fortalecer los procedimientos.

- Evaluar los procedimientos operacionales, detectar debilidades del control interno, advertir posibles violaciones y proponer medidas para fortalecer los procedimientos.

- Archivar todas las facturas, cheques y documentos con valor económico, según lo establezca la institución.

- Examinar y seguir las recomendaciones de las auditorias. 

- Presentar informes mensuales por escrito en los que se explique propósitos, alcance, resultados, conclusiones y recomendaciones.

- Practicar arqueos sorpresivos al efectivo en poder de caja y caja chica.

- Supervisar los inventarios físicos de materiales de las oficinas y activos fijos.

- Participar por solicitud del Concejo en la elaboración de presupuestos.

- Realizar las conciliaciones bancarias de las diferentes cuentas.

- Contabilización individual de cada uno de los proyectos aprobados y realización de cierre. 

- Nomina de pago: solicitud, pago. 

- Archivar todos los recibos y cheques en orden ascendente por mes. 

- Elaborar los estados financieros de la institución

Promoción Social:

Encargado de Promoción Social 

Reporta a: Coordinación General

Deberes 

- Ejecutar las actividades aprobadas en el plan de trabajo para el programa de promoción social anual de acueducto a las coordinaciones definidas.

- Investigar cuales son las necesidades reales de las comunidades y presentar un resumen de prioridades.

- Preparar los diversos programas de educación para miembros, grupos y clientes. 

- Desarrollar actividades de promoción y educación que le hayan sido asignadas de acuerdo a la programación elaborada por COCODESI.

- Someter propuesta para proyectos de educación y promoción a la coordinación general para su conocimiento, discusión y evaluación de presupuesto para someterlo al Concejo de Dirección.                                                                           - Preparar todas las actividades relativas a la celebración de asambleas y las reuniones y eventos propios de su función social.

- Ejecutar otras actividades relacionadas con su cargo o por disposición de su superior inmediato o el concejo de dirección.

- Planificar todas las semanas y rendir informes del trabajo realizado.

- Preparar informes mensuales y anuales de lo ejecutado en su soporte correspondiente.

Programa de acueducto:

Director técnico Acueducto 

Reporta a:

Coordinador General 

Deberes:

- Mantener y mejorar el sistema de distribución y procesamiento del servicio de Acueducto ANTONZAPE. 

- Velar por el mantenimiento de las redes del Acueducto mediante un programa de repacion permanente.

- Acondicionamiento de las infraestructuras del Acueducto mediante un programa de mantenimiento periódico.

- Seguimiento y actualización del catastro de clientes y usuarios del acueducto.

- Velar por el buen uso de los equipos, piezas y medio de transporte asignados al Acueducto.

- Coordinar los trabajos del acueducto, de manera periódica y sistemática. 

- Velar por el cumplimiento del desempeño de las funciones correspondientes del personal a su cargo. 

- Planificar todas las semanas y rendir informe del trabajo realizado Por cada uno del personal a su cargo.

- Evaluar la factibilidad de las instalaciones o conexiones de Acueducto.

- Todas las demás funciones que le asigne la coordinación o el Consejo de Dirección.

- Mantener al día el inventario del almacén con reporte mensual.

- Supervisar el programa de sectorización y rendir un informe mensual.

- Priorizar las averías en las carreteras y caminos principales.

- Preparar informes mensuales y anuales de lo ejecutado con su soporte correspondiente.

Programa Acueducto:

Plomeros

Reporta a:

Director Técnico de Acueducto 

Coordinación General.

Deberes:

- Cumplir con lo programado semanalmente por el director técnico y la coordinación.

- Vigilar las redes del sistema de acueducto en todos los sectores y reportar cualquier avería.

- Cumplir con el programa de sectorización según se le asigne.

- Velar por el buen uso de los equipos y piezas del acueducto con apego a lo establecido en la institución.

- Ofrecer cualquier información de su competencia que se le solicite.

- Reflejar buen imagen y mantener buena conducta y trato con los usuarios del acueducto.

- Disponibilidad de realizar cualquier trabajo en horario y días no laborables que se estime de necesidad para el funcionamiento del acueducto. 

- Realizar todas las actividades que se le asignen.

- Rendir informe de los trabajos realizados.

Programa de Acueducto: 

Encargado Técnico Acueducto

Coordinación General

Reporta a:

Deberes:

- Mantener higienizada y vigilada la obra de toma, la tubería de aducion y la planta de tratamiento.

- Limpieza del área interna y externa de la planta de tratamiento y la obra de toma.

- Controlar el flujo de visitantes, locales de otras comunidades de las áreas de la planta y obra de toma. 

- Llevar un registro de los visitantes a las instalaciones del acueducto.

- Mantener vigilada las redes de la comunidad e informar cualquier avería que pueda resolver.

- Ofrecer cualquier información de su competencia a los visitantes.

- Mantener discreción y respeto en cuanto a las informaciones que no son de su competencia. 

- Informar a su superior de todas las actividades realizadas en su área de trabajo.

- Realizar todas las tareas que se le recomienden.

- Preparar un informe de los trabajos realizados con precisión evaluable.

Programa Agroforestal:

Aporte a: 

Coordinador General

Deberes:

- Asesor a los productores en la instalación de sistemas de producción a través de servicios técnicos especializados en coordinación con otras instituciones (Estatales y Privadas).

- Desarrollar actividades de capacitación con grupos de  productores.

- Contribuir a eficientizar las prácticas y culturas productivas de las familias con tendencia a elevar la productividad y conciencia sobre el uso de los recursos naturales.

- Dirigir los esfuerzos coordinados hacia la zona de intervención de COCODESI.

- Participar por solicitud en las actividades que organiza la institución.

- Atender las solicitudes de los productores y familias  de la zona de COCODESI según lo planificado en la institución.

- Preparar los informes mensuales y anuales con sus soportes correspondientes. 

Secretaria:

Reporta a:

Coordinación General

Deberes:

- Es un personal de apoyo a la gestión institucional.

Recepcionista. 

- Mantener organizados y debidamente archivados todos los documentos que estén a su cargo y que se le asignen. 

- Facilitar las informaciones que le sean requeridas con agilidad y precisión.

- Recibir mensajes y hacer llamadas de contactos.

- Recibir y enviar correspondencias.

- Recibir los visitantes y clientes y ofrecerle las informaciones de acuerdo a su interés y la competencia de la secretaria.

- Manejar las informaciones con discreción.

- Apoyo logístico con las actividades institucionales siempre que se le requiera. 

- Preparar las cartas y documentos que se le soliciten.

- Recibir los ingresos y preparar los depósitos.

- Cuadrar los recibos de ingresos.

- Manejar la caja chica.

- Facturar todos los programas o proyectos  que se le asignen.

- Reflejar una buena impresión de los visitantes y clientes.

- Dar seguimiento a la consejería.

- Dar seguimiento a las ventas de la institución.

- Mantener ordenada la oficina de la coordinación General. 

- Llevar la agenda de la coordinación general.

- Preparación de reuniones que se realizan en la institución (logística).

Mensajero:

Reporta a:

Coordinación General 

Encargados de departamentos 

Deberes:

- Es un personal de apoyo que labora en coordinación con los diferentes departamentos operativos de la institución. 

- Colaborar con las gestiones que le asigne la coordinación y los encargados de áreas.

- Colaborar con la gestión de cobros y trasladar los valores con cautela.

- Entregar los valores y documentos a los encargados correspondientes. 

- Notificar cambios de direcciones o numeraciones de los clientes o prestatarios a la secretaria para actualizarlo en el sistema.

- Seguir con presión y lógica las instrucciones que recibe de parte de la coordinación y encargados de áreas. 

- Entregar comunicaciones, invitaciones o cualquier documento como se le solicite.

- Facilitar la labor de los encargados de áreas a través de contactos efectivos con los clientes de COCODESI.

- Mantener organizada toda la documentación relacionada con sus actividades.

- Recibir de la coordinación general o su delegado la relación de las comunicaciones o solicitudes para los clientes o relacionados.

- Realizar otras actividades relacionadas con su cargo a solicitud de sus superiores. 

- Apoyar con entusiasmo las actividades de la institución según se le solicite.

- Velar por el cuidado de los bienes de la institución.

- Sacar fotocopias.

Vigilante:

Reportar a:

Coordinación General 

Encargados de áreas 

Deberes: 

- Mantener la vigilancia de las instalaciones físicas de las oficinas de COCODESI y mantener el orden en el área en horarios no laborales.

- Vigilar los vienes, muebles o inmuebles en su horario de trabajo y mantener la seguridad de los mismos.

- Ejecutar otras tareas relacionadas por disposición de la coordinación general o encargados de áreas.

Conserje:

Reportar a:

Coordinación General 

Encargados de áreas.

Deberes:

- Hacer la limpieza de todas las oficinas y áreas de la institución.

- Preparar y brindar café para los empleados y visitantes.

- Preparar refrigerios, almuerzos o brindis para las actividades de la institución.

- Realizar labor de mensajería interna y externa por orden de la coordinación.

- Sacar fotocopias.

- Realizar otras actividades de acuerdo a su posición o a requerimiento del superior inmediato.

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